Tietojen haku Suomi -palvelun käyttöönotto

Tietojen haku toisesta EU-jäsenvaltiosta OOTS:n avulla pohjautuu KEHA-keskuksen asiointipalvelulle toimittamaan Tietojen haku Suomi -palvelun linkkiin, jonka organisaatio lisää asiointipalveluun haluamaansa kohtaan. Linkin luomista varten KEHA-keskus tarvitsee asiointipalvelun organisaation ja asioinnissa tarjottavan palvelun nimet. Lisäksi, jos käyttäjä halutaan palauttaa Tietojen haku Suomi -palvelusta takaisin organisaation asiointipalveluun, tulee KEHA-keskukselle ilmoittaa myös asiointipalvelun paluuosoite. 

Tietojen pohjalta KEHA-keskus luo asiointipalvelulle linkin, joka koostuu Tietojen haku Suomi -palvelun osoitteesta ja palvelun IntegraatioID:stä. Linkin IntegraatioID:n avulla Tietojen haku Suomi -palvelu pystyy generoimaan tarvittavat tiedot tietojen hakuun toisesta EU-jäsenmaasta.

Lopullinen tietojen haku generoidaan Tietojen haku Suomi -palveluun asiointipalvelusta saapuvasta linkistä, jossa voi olla Integraatio ID:n lisäksi 

• External ID, jonka avulla on mahdollista yhdistää käyttäjä ja Tietojen haku Suomi -palvelusta asiointipalvelulle saapuvat tiedot
• asioinnin session tiedot, jonka avulla käyttäjä voidaan palauttaa Tietojen haku Suomi -palvelusta takaisin asiointipalveluun omaan sessioonsa.

Tietojen haku Suomi -palvelun linkkiä voi käyttää kahdella tavalla

1. Linkin käyttö sellaisenaan
2. External ID:n lisääminen linkille.

KEHA-keskuksen toimittaman Tietojen haku Suomi -palvelun linkin käyttö sellaisenaan ei edellytä asiointipalvelulta kehitystoimia. Organisaation tulee kuitenkin varmistaa, kuinka haetut tiedot voidaan yhdistää käyttäjään, kun organisaatio noutaa tiedot Tietojen haku Suomi -palvelun rajapinnasta tai lataa ne Tietojen lataus -palvelusta ja käsittelee saatuja tietoja järjestelmissään. 

Jos käyttäjä halutaan yhdistää helpommin tai automatisoidusti saapuneisiin tietoihin, tiedot voidaan yhdistää toisiinsa External ID:n avulla, jonka organisaatio lisää itse asiointipalvelun Tietojen haku Suomi -palveluun lähtevään linkkiin. External ID voi olla henkilönumero, asiointitapahtuman numero tai mikä tahansa tieto, jolla käyttäjä tai asiointitapahtuma ja Tietojen haku Suomi -palvelun avulla haetut tiedot saadaan yhdistettyä. External ID saa sisältää enintään 256 merkkiä. Merkit voivat olla kirjaimia ja numeroita.
 

Kun tietojen haku on tehty ja käyttäjä on tarkastanut tiedot toiseen jäsenmaan tietojen tarkastus -palvelussa sekä hyväksynyt niiden käytön, käyttäjä palaa Tietojen haku Suomi -palveluun. 

Tällöin organisaatiosi on arvioitava, minne käyttäjä ohjataan tietojen haun jälkeen.

Käyttäjä voi

1. jäädä Tietojen haku Suomi -palvelun päätössivulle
2. siirtyä takaisin asiointipalveluun.

Käyttäjä voi jäädä Tietojen haku Suomi -palvelun päätössivulle, jos käyttäjä on saattaanut asioinnin loppuun asiointipalvelussa ennen siirtymistä Tietojen haku Suomi -palveluun hakemaan tietoja OOTS:n avulla. Tietojen haku Suomi -palvelun päätössivulla käyttäjälle ilmoitetaan palvelun avulla tehtyjen tietojen hausta ja häntä pyydetään varmistamaan, että hän on antanut asiointipalvelussa kaikki tarvittavat tiedot ja saanut asiansa vireille. 

Jos käyttäjä jää Tietojen haku  Suomi -palvelun päätössivulle, palvelun linkki kannattaa sijoittaa asiointipalvelussa sellaiseen kohtaan, jossa käyttäjä ymmärtää saattaneensa asioinnin loppuun. Lisäksi Tietojen haku Suomi -palvelu saattaa olla järkevää laittaa aukeamaan uuteen välilehteen tai ikkunaan.

Jos käyttäjä halutaan ohjata takaisin asiointipalveluun, esimerkiksi Tietojen haku Suomi -palveluun lähtösivulle tai asioinnin lopetussivulle, asiointipalvelun pitää pystyä tuottamaan käyttäjän asioinnin aikana tälle käyttäjäkohtainen sessio. Tämän käyttäjäkohtaisen session tiedot on lisättävä Tietojen haku Suomi -palveluun lähtevään linkkiin, jotta Tietojen haku Suomi -palvelu pystyy palauttamaan käyttäjän aktiiviseen sessioon. Käyttäjän palauttamisesta takaisin asiointipalvelun sessioon tulee ilmoittaa Tietojen haku Suomi -palvelun liittymislomakkeessa.

Asiointipalvelun ei tarvitse kuitenkaan tuottaa käyttäjästä käyttäjäkohtaista sessiota, jos käyttäjä ohjataan paluulinkin avulla Tietojen haku Suomi -palvelusta takaisin asiointipalvelun yleiselle päätössivulle.
 

Organisaatiosi voi vastaanottaa Tietojen haku Suomi -palvelun avulla haetut tiedot kahdella tavalla

1. organisaatio voi noutaa tiedot koneellisesti palvelun rajapinnasta
2. tiedot voidaan toimittaa KEHA-keskuksen Tietojen lataus -palveluun, josta tietojen käsittelijä lataa tiedot koneelleen.

Jos organisaatiosi päättää noutaa tiedot koneellisesti rajapinnasta, ilmoitta rajapinnan käytöstä Tietojen haku Suomi -palvelun liittymislomakkeessa. Tämän jälkeen organisaatiosi sopii KEHA-keskuksen kanssa rajapinnan tarvittavista avauksista ja yhteysosoitteista organisaatiosi TEAMS-kanavalla, jonka jälkeen KEHA-keskus toimittaa organisaatiollesi ohjeet tietojen hakemiseen rajapinnasta.

Jos organisaatiosi haluaa ladata tiedot Tietojen lataus -palvelun avulla, ilmoita palvelun käytöstä Tietojen haku Suomi -palvelun liittymislomakkeessa. Nimeä liittymislomakkeessa myös Tietojen lataus -palvelun pääkäyttäjä. Pääkäyttäjä hallinnoi organisaatiosi tietojen käsittelijöiden käyttöoikeuksia sekä muokkaa tarvittaessa organisaatiosi tietoja ja voi myös ladata Tietojen haku Suomi -palvelun avulla haettuja tietoja.

Tietojen haku Suomi -palvelu voi toimittaa loppukäyttäjän toisesta EU-maasta hakemat tiedot organisaatiollesi KEHA-keskuksen tarjoamaan Tietojen lataus -palveluun. Organisaatiosi määrittelemät tietojen käsittelijät näkevät palvelussa vain organisaatiollesi saapuneet tiedot ja voivat ladata tiedot koneillensa. Tämän jälkeen tietojen käsittelijät voi siirtää tiedot koneiltaan organisaatiosi asianhallintaan tai muuhun järjestelmään, jossa palvelun asioita käsitellään.

Organisaatiollesi saapuneista tiedoista lähetetään heti niiden saavuttua heräte Tietojen haku Suomi -palvelun liittymislomakkeella ilmoitettuun sähköpostiosoitteeseen, jonka jälkeen tiedot tulee ladata palvelusta 15 päivän sisällä. Saman tiedon voi ladata tarvittaessa uudelleen 15 päivän sisällä. Tämän jälkeen tiedot poistetaan Tietojen lataus -palvelusta ja koko OOTS:sta SDG-asetuksen mukaisesti.

Palveluun kirjautumisessa hyödynnetään tällä hetkellä VIRTU-kirjautumista.