Rekisterin velvoitteet

Yhden kerran tekninen järjestelmä eli Once Only Technical System (OOTS) on järjestelmäkokonaisuus, jota käytetään rekisteritietojen välitykseen EU-maiden välillä. 

Kun suomalainen henkilö tai yritys haluaa käynnistää asioimisen toisessa EU-jäsenvaltiossa jossakin SDG-asetuksen alaisista menettelyistä, toisen jäsenvaltion viranomaisen tulee tarjota suomalaiselle mahdollisuus pyytää asioimisessa vaadittavia suomalaisia rekisteritietoja (todistusmateriaalia) OOTS:n avulla. Suomalaisten viranomaisten rekisterit ovat vuorostaan velvoitettuja luovuttamaan näitä tietoja OOTS:n välityksellä. Toisten jäsenmaiden viranomaiset voivat pyytää suomalaisilta viranomaisilta tietoja, joita ne kansallisen tai EU-lain nojalla tarvitsevat SDG-asetuksen alaisissa menettelyissä. Tarkemmin OOTS:n avulla tapahtuvasta tietojen vaihdosta säädetään SDG-asetuksessa ja OOTS:n teknisessä täytäntöönpanoasetuksessa.

KEHA-keskus on toteuttanut kansallisen keskitetyn OOTS-tietojen välityspalvelun, jonka avulla suomalaiset viranomaiset voivat luovuttaa tietoja rekistereistään OOTS:n välityksellä toisten jäsenmaiden viranomaisille mahdollisimman pienin kustannuksin. KEHA-keskuksen roolista OOTS-tietojen välityksessä säädetään KEHA-keskuksesta annetussa laissa. 

Ymmärrä velvoitteet

SDG-asetuksen liitteessä II ja asetuksen laajennuksissa määritellään menettelyt, joissa EU-jäsenmaiden tulee mahdollistaa toisten jäsenmaiden kansalaisille ja yrityksille rajat ylittävä sähköinen asiointi. Lisäksi kyseisissä sähköisissä asioinneissa on mahdollistettava käyttäjille menettelyissä vaadittavien viranomaistietojen (asetuksessa todistusmateriaalien) pyytäminen toisesta EU-jäsenmaasta OOTS:n avulla.

Nämä kaikkien jäsenmaiden menettelyiden viranomaistietovaatimukset määrittävät sen, mitä tietoja mistäkin rekisteristä Suomen tulee jäsenmaana luovuttaa toisten EU-jäsenmaiden viranomaisille. Asetuksen soveltamisalaa on jo laajennettu uuden EU-sääntelyn myötä, ja menettelyiden ja luovutettavien tietojen määrän odotetaan kasvavan tulevaisuudessa entisestään.

Jäsenmaiden ei tarvitse luovuttaa rekisteritietoja toisten jäsenmaiden viranomaisille, jos niitä ei vaihdeta viranomaisten välillä kansallisesti tai tietoja ei ylipäänsä kerätä. Lisäksi, jos tietojenvaihtoon käytetään tietoja pyytävän ja tietoja luovuttavan viranomaisen välillä jo olemassa olevaa EU-jäsenmaiden välistä tietojenvaihdon järjestelmää (kuten EESSI-järjestelmää sosiaaliturvatietojen vaihdossa), ei OOTS:lla korvata tällaista järjestelmää.

OOTS:ssa luovuttavien tietojen sisältö perustuu

  1. SDG-asetuksen liitteessä II määriteltyihin menettelyihin ja asetuksen laajennuksiin
  2. Jäsenmaiden viranomaisten menettelyille määrittelemiin tietovaatimuksiin.

Esimerkiksi

  1. Yksi SDG-asetuksen liitteen II menettelyistä on korkeakouluopintojen rahoittaminen.
  2. Suomessa tämän menettelyn piiriin kuuluvat Kelan kolmannen asteen opintojen opintoetuudet. Voidakseen myöntää opintoetuuksia, Kela tarvitsee muun muassa tiedon henkilön saamasta opiskelupaikasta.

SDG-asetus velvoittaa Kelaa tarjoamaan käyttäjille mahdollisuuden korkeakoulujen opiskelijavalintatietojen toimittamiseen OOTS:n avulla toisista EU-maista. Vuorostaan kaikkien muiden jäsenmaiden korkeakoulujen opiskelijavalintojen tiedoista vastaavat viranomaiset ovat velvoitettuja tarjoamaan Kelalle tiedot saadusta opiskelupaikasta OOTS:n avulla, jos ne jo kansallisesti luovuttavat kyseisiä tietoja. 

Kela ei voi hyödyntää tietojen pyytämiseen OOTS:n sijasta jo käyttämäänsä EESSI-järjestelmää, koska järjestelmässä ei välitetä menettelyssä tarvittavia tietoja.

SDG-asetuksen (EU) 2018/1724 artiklassa 14 säädetään OOTS-järjestelmässä luovutettavien tietojen (todistusmateriaalien) vaihdon perusteista.

Tietojen luovuttajat ovat velvoitettuja mahdollistamaan tietojen luovuttamisen OOTS-järjestelmän avulla sellaisten tietojen osalta, joita toisten jäsenmaiden viranomaiset vaativat SDG-asetuksen liitteen II menettelyissä ja asetuksen laajennuksissa ja joita rekisteriviranomaiset luovuttavat jo kansallisesti (kohta 2). Tietojen luovuttajat voivat luovuttaa vain sellaisia tietoja, joita tietoja pyytävä viranomainen pyytää menettelyynsä (kohta 8).

Tietojen pyytäjät ovat velvoitettuja pyytämään OOTS-järjestelmän välityksellä suoraan toisilta viranomaisilta SDG-asetuksen liitteen II menettelyihin ja asetuksen laajennuksiin liittyviä tietoja. Tiedot on mahdollista pyytää vain käyttäjän nimenomaisesta, vapaaehtoisesta, yksilöidystä, tietoisesta ja yksiselitteisestä pyynnöstä, jotta käyttäjä voi varmistua mihin menettelyyn ja mitä tietoja pyydetään (kohta 7). Tietoja pyytävä viranomainen saa käyttää tietoja vain siihen menettelyn, johon se on tietoja pyytänyt, ja viranomaisen on pidettävä saamiaan tietoja aitoina niiden tarkoitusta varten (kohta 8).

OOTS:n täytäntöönpanoasetuksen C (2022)5628 mukaan tietojen pyytäjä voi olla vain EU-jäsenvaltion toimivaltainen viranomainen, joka on vastuussa yhdestä tai useammasta asetuksen SDG-asetuksen liitteen II menettelystä tai asetuksen laajennuksista (1 artiklan 3 kohta). Lisäksi tietojen pyytäjällä tulee olla kansallisen tai EU-lainsäädännön perusteella oikeus pyytää tarvitsemiaan tietoja (10 artiklan 1 kohta).

OOTS-järjestelmän Operational governance -alatyöryhmän päätöksellä pyydettävien tietojen ensisijaisena käsittelyperusteena on tietosuoja-asetuksen 6 artiklan kohdan 1 alakohdassa c tarkoitettu rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite. Vaikka alatyöryhmän päätös ei ole lainsäädännön tavoin oikeudellisesti sitova, on oikeusperusta mahdollista juontaa myös tulkinnallisesti ja pitää alatyöryhmän päätöstä oikeustilaa selventävänä ja riittävänä.
 

SDG-asetus on suoraan jäsenvaltioita velvoittavaa ensisijaista lainsäädäntöä ja se syrjäyttää sen kanssa ristiriidassa olevan kansallisen lainsäädännön. Sen voimaansaattamiseksi ei edellytetä kansallista lainsäädäntöä, mutta kansallinen lainsäädäntö voi täydentää sitä. Jos kansallinen lainsäädäntö on ristiriidassa EU-lainsäädännön kanssa, kansallista lainsäädäntöä tulee muuttaa.  

Erillisiä sopimuksia (esim. tiedonluovutussopimuksia) ei voida vaatia eri jäsenmaiden viranomaisten välillä. SDG-asetus edellyttää yksiselitteisesti tietojen luovutusta toisen EU-jäsenmaan viranomaiselle, jos vaadittavia tietoa jaetaan jo kansallisesti viranomaisten käyttöön.