Rekisterin velvoitteet

Yhden kerran tekninen järjestelmä eli Once Only Technical System (OOTS) on järjestelmäkokonaisuus, jota käytetään rekisteritietojen välitykseen EU-maiden välillä. 

Kun suomalainen henkilö tai yritys haluaa käynnistää asioimisen toisessa EU-jäsenvaltiossa jossakin SDG-asetuksen alaisista menettelyistä, toisen jäsenvaltion viranomaisen tulee tarjota suomalaiselle mahdollisuus pyytää asioimisessa vaadittavia suomalaisia rekisteritietoja (todistusmateriaalia) OOTS:n avulla. Suomalaisten viranomaisten rekisterit ovat vuorostaan velvoitettuja luovuttamaan näitä tietoja OOTS:n välityksellä. Toisten jäsenmaiden viranomaiset voivat pyytää suomalaisilta viranomaisilta tietoja, joita ne kansallisen tai EU-lain nojalla tarvitsevat SDG-asetuksen alaisissa menettelyissä. Tarkemmin OOTS:n avulla tapahtuvasta tietojen vaihdosta säädetään SDG-asetuksessa ja OOTS:n teknisessä täytäntöönpanoasetuksessa.

KEHA-keskus on toteuttanut kansallisen keskitetyn OOTS-tietojen välityspalvelun, jonka avulla suomalaiset viranomaiset voivat luovuttaa tietoja rekistereistään OOTS:n välityksellä toisten jäsenmaiden viranomaisille mahdollisimman pienin kustannuksin. KEHA-keskuksen roolista OOTS-tietojen välityksessä säädetään KEHA-keskuksesta annetussa laissa. 

Tietojen välityspalvelu

 


Työ- ja elinkeinoministeriön päätöksellä ja muiden ministeriöiden tukemana KEHA-keskus on valittu Suomen OOTS-järjestelmän keskitetyn tietojen välityspalvelun toteuttajaksi.

Palvelu 

  1. välittää toisen EU-jäsenmaan viranomaisen tietopyynnön rekisterille (kuvan kohdat 1, 2, 3, 4 & 5)
  2. hakee viranomaisen rekisterin rajapinnasta toisen maan viranomaisen tarvitsemat tiedot (kuvan kohta 6)
  3. välittää ne toisen jäsenmaan viranomaiselle joko koneluottavassa rakenteisessa muodossa tai PDF-tiedostona. (Kuvan kohta 9, 10 & 11)

Ennen tietojen lopullista välittämistä toiseen jäsenmaahan, käyttäjän on tarkastettava ja hyväksyttävä tietojen luovuttaminen KEHA-keskuksen toteuttamassa Tietojen tarkastus Suomi -palvelussa. (Kuvan kohdat 7 & 8)

Tietojen välityspalvelulla pyritään helpottamaan viranomaisten taakkaa tietojen toimittamisessa sekä pienentämään SDG-asetuksesta koko julkishallinnolle koituvia kustannuksia. Viranomaiset eivät ole velvoitettuja käyttämään palvelua, mutta ne ovat velvoitettuja luovuttamaan SDG-asetuksen menettelyissä vaadittavia tietoja toisten jäsenmaiden viranomaisille OOTS:n välityksellä tavalla tai toisella - joko KEHA-keskuksen palvelua hyödyntäen tai oman teknisen ratkaisunsa avulla.

Mikä rooli KEHA-keskuksella on tietojen luovuttamisessa?

KEHA-keskuksesta annetun lain (743/2024) mukaisesti yhtenä sen tehtävistä on toimia SDG-asetuksessa tarkoitetun OOTS-järjestelmän tietojenvaihtoon liittyvän kansallisen teknisen järjestelmän rekisterinpitäjänä. KEHA-keskus vastaanottaa ja luovuttaa edelleen OOTS-järjestelmässä liikkuvaa tietoa SDG-asetuksessa tarkoitettujen toimivaltaisten viranomaisten vain SDG-asetuksessa määritettyjä tarkoituksia varten ja siinä säädetyt rajoitukset huomioiden. Tarkemmin KEHA-keskuksen roolia tietojen luovutuksessa on avattu Hallituksen esityksessä eduskunnalle HE 93/2024 vp.

Kun viranomainen käyttää KEHA-keskuksen tietojen välityspalvelua, viranomainen luovuttaa tiedot ensiksi KEHA-keskukselle, joka edelleen luovuttaa tiedot toisen jäsenmaan viranomaiselle kyseisen viranomaisen KEHA-keskukselle tekemästä pyynnöstä. KEHA-keskus toimii luovutettavien tietojen rekisterinpitäjänä vain sen hetken, jolloin KEHA-keskuksen tietojen välityspalvelu noutaa tiedot rekisteristä sekä käyttäjä esikatselee tiedot ja joko hyväksyy tai hylkää niiden käytön Tietojen tarkastus Suomi -palvelussa. Kun tiedot on välitetty niitä pyytävälle viranomaiselle (tai käyttäjä on päättänyt olla käyttämättä tietoja), KEHA-keskus poistaa tiedot omasta järjestelmästään.

KEHA-keskus ei lähtökohtaisesti muuta rekisteristä luovutettujen tietojen sisältöä. Vastuu luovutettavien tietojen sisällöstä ja tietojen oikeellisuudesta on rekisteriä ylläpitävällä viranomaisella.

KEHA-keskus voi kuitenkin muuntaa luovutetut tiedot ihmisluettavaan PDF-muotoon sekä suodattaa tietoja toisten EU-jäsenmaiden viranomaisten tietopyyntöjä vastaaviksi niin, että viranomaisille luovutetaan vain niiden pyytämät tiedot. 

SDG-asetus mahdollistaa tietojen toimittamisen EU-jäsenmaiden SDG-asetuksen koordinaatiokokouksissa sopimien yhteisten tietomallien mukaisesti. Jos rekisterin luovuttamat tiedot halutaan muuntaa yhteisen tietomallin mukaisiksi, KEHA-keskus sopii muuntamisen yksityiskohdista tarkemmin rekisteriviranomaisen kanssa.

Viranomaiset ovat SDG-asetuksen mukaan velvoitettuja luovuttumaan OOTS-järjestelmän välityksellä toisten EU-jäsenmaiden viranomaisille asetuksen liitteen II ja sen laajennuksien menettelyissä vaadittavia tietoja rekistereistään. 

KEHA-keskus tarjoaa viranomaisille maksuttoman tietojen välityspalvelun, jotta viranomaiset voivat täyttää SDG-asetuksen niille tuomat velvoitteensa. Palvelun avulla viranomaiset voivat luovuttaa OOTS-järjestelmän välityksellä tietoja toisten jäsenmaiden viranomaisille mahdollisimman pienin kustannuksin. KEHA-keskus vastaa täysin tietojen välityspalvelun kehityksen ja ylläpidon kustannuksista

Palvelun maksuttomuuden vuoksi luovutettavista tiedoista sekä rekisterin teknisen rajapinnan käytöstä ei voi periä KEHA-keskukselta maksuja. Jos viranomainen ei voi luovuttaa tietoja KEHA-keskukselle maksutta, viranomaisen tulee luovuttaa OOTS-järjestelmään siltä pyydetyt tiedot oman teknisen ratkaisunsa avulla, jonka kehityksen ja ylläpidon kustannuksista se vastaa itse.

KEHA-keskus ei ole toteuttanut tietojen välityspalveluun mahdollisuutta maksaa tietojen luovutuksesta, koska käyttäjä ei voi ladata tietoja itselleen vaan vain tarkistaa luovutettavat tiedot Tietojen tarkastus Suomi -palvelussa. Pyydettyjä tietoja ei siis luovuteta käyttäjälle vaan tietojen välityspalvelun avulla suoraan toisen jäsenmaan viranomaiselle.